El cerebro, como cualquier órgano de nuestro cuerpo, se fatiga a lo largo de nuestra jornada laboral y necesita periodos de descanso para alcanzar su máximo rendimiento. Tan importante como realizar un correcto descanso al dormir es saber cómo gestionar el tiempo a lo largo de nuestra actividad diaria. He decidido abrir una nueva serie llamada “Optimize” a través de la cual ofrecer herramientas para mejorar nuestra productividad día a día.

La Técnica Pomodoro consiste en un método para mejorar la administración del tiempo desarrollado por Francesco Cirillo a finales de los años 80. El concepto “Pomodoro” hace referencia a periodos indivisibles de tiempo. Diversos estudios demuestran que es complicado mantener un nivel de atención eficiente pasados los 25 minutos de trabajo continuo. Esta técnica aplica intervalos (“Pomodoros”) de 25 minutos de trabajo intensivo con un descanso de 5 minutos entre ellos.

Cuando dedicamos mucho tiempo a una actividad sin realizar descansos, el nivel de concentración disminuye de manera exponencial, generando un aumento de las distracciones y reduciendo nuestra productividad. ¿Qué significa esto? Cuando completamos una tarea larga sin descansar, nuestro cerebro está lo suficientemente cansado como para llegar a un buen nivel de concentración para los menesteres posteriores, por lo que la calidad de nuestro trabajo futuro y la gestión del tiempo se alejan sensiblemente de nuestro máximo potencial.

¿Cómo podemos mejorar esto? La técnica «Pomodoro» aplica el siguiente procedimiento:

  1. Planificación y descripción de las tareas:
    • Realizaremos un listado con todas las tareas existentes.
    • Dividiremos las tareas entre RT (Root Tasks) y ST (Simple Tasks). Los RT son tareas que suponen largos tiempos de ejecución tales como proyectos u otras actividades de carácter similar (mínimo 2 “Pomodoros”). Los ST son tareas simples que pueden ser completadas en pequeños periodos de tiempo tales como revisar el email o planificar tareas futuras. Los ST son operaciones que deben ser completadas en un único “Pomodoro”.
    • De acuerdo con los RT descritos, estimaremos la duración considerara para completarlos.
  1. Gestión de “Pomodoros”:
    • Las duraciones de los RT indicados deben ser divididos en periodos de 25 minutos. Si por ejemplo tenemos una tarea que nos llevará ejecutarla 2 horas de trabajo, la dividiremos en 25 minutos, obteniendo aproximadamente 5 “Pomodoros”. Por cada “Pomodoro” sumaremos 5 minutos de descanso entre los mismos. Cada 4 “Pomodoros” tomaremos un descanso de 15 minutos. En caso de ser necesario modificar la duración de la tarea, repetir este proceso con el tiempo añadido (crear una tarea nueva).
    • Los RT pueden ser organizados según su prioridad. Podemos dedicar una jornada completa a una única tarea RT o asignar “Pomodoros” cada día de manera homogénea hasta ser completadas.
    • Es recomendable realizar una planificación semanal distribuyendo las tareas según nuestras necesidades.
  2.  Evaluación:
    • Al finalizar el día, se debe evaluar el estado de las tareas para realizar un correcto seguimiento de las mismas.

Para que esta técnica resulte efectiva tienes que cumplir el siguiente compromiso:

Aprende a proteger el “Pomodoro”, es decir, no permitas que ninguna distracción externa te haga perder la concentración. En caso de que pase en algún momento, anótalo para saber cuántas veces en esos 25 minutos sentiste que necesitabas desconcentrarte. Elimina variables externas. !Concéntrate!

En este link te dejo una herramienta Excel que te puede facilitar organizar las tareas RT y ST así como su distribución semanal. Existen multiples aplicaciones móviles con las que realizar el control de los “Pomodoros”.

Recuerda que el secreto para ser productivo radica en dejar descansar el cerebro entre periodos de alta exigencia intelectual.

Es hora de mejorar tu productividad a través de la optimización del tiempo.

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